ما هي خطوات حل المشكلة؟ (دليل حل المشكلات خطوة بخطوة)

 

عندما نواجه مشاكل في حياتنا اليومية ، يمكننا استخدام مهارات حل المشكلات للتغلب عليها ؛ بعض هذه المشاكل أكثر صعوبة أو تعقيدًا. سيكون من الرائع لو تمكنا من حل جميع المشاكل دون عناء وفعالية ، ولكن للأسف لا توجد طريقة لحل جميع المشاكل. هذه المشكلة معقدة بعض الشيء وعلى الرغم من أن التخطيط يساعد في نجاح عملية حل المشكلات ، إلا أن اتخاذ القرار المناسب وقليلًا من الحظ لهما تأثير أيضًا على نجاح حل المشكلات .

في هذا المقال من موقع بنك المعلومات سوف تقرأ عن معنى ومفهوم حل المشكلات وأسباب أهمية هذه القضية وخطواتها.

ما هو حل المشكلة؟

المشكلة هي الاختلاف أو المسافة بين الوضع الحالي والوضع المطلوب ؛ وحل المشكلات ، وهي مشكلة صعبة أو مشكوك فيها تحتاج إلى حل أو شيء يصعب فهمه أو التعامل معه.

هل فكرت يومًا في نفسك على أنك "قادر على حل المشكلات"؟ ربما الجواب بالنفي. لكن في الواقع ، نحن نحل المشكلات باستمرار ، وكلما طورنا مهاراتنا في حل المشكلات ، أصبحت حياتنا أسهل.

تأتي المشكلات بأشكال وأبعاد مختلفة ، أي أنها يمكن أن تكون مشكلات يومية أو مشكلات تافهة أو مشكلات أكثر تعقيدًا:

• ماذا يجب ان نصنع لتناول العشاء الليلة؟
• ما الطريق الذي يجب أن نسلكه للوصول إلى مكان عملنا؟
• كيف تمضي قدمًا في مشروع متأخر عن الجدول الزمني؟
• كيف يمكننا تغيير وظيفتنا غير المحفزة إلى وظيفة نحن متحمسون لها حقًا؟

تواجه كل يوم مشكلة واحدة على الأقل تحتاج إلى حلها ؛ ولكن عندما تفهم أن المشكلات هي مجرد خيارات للاختيار من بينها ، يصبح الأمر أسهل. لا يوجد شيء مخيف أكثر من اتخاذ قرارات بشأنها.

لا يهم ما هي وظيفتك ، والمكان الذي تعيش فيه ، ومن هو شريكك ، وعدد الأصدقاء لديك. يتم الحكم عليك من خلال قدرتك على حل المشاكل ؛ لأن وجود المشاكل يعني المتاعب لكل شخص مرتبط بك ، ولا أحد يحب المتاعب ؛ لذلك ، كلما زادت قدرتك على حل المشكلات وزادت قوة مهاراتك في حل المشكلات ، قلت المشكلات التي ستواجهها وسيكون الأشخاص الأكثر سعادة معك ؛ الجميع فائز في هذه الحالة.

تشترك جميع المشاكل في خاصيتين: الأهداف والعقبات.

الأهداف

غالبًا مع حل المشكلات ، نريد تحقيق هدف معين وقد يكون هذا الهدف شيئًا تريد تحقيقه أو حيث تريد أن تكون. إذا شعرت بالجوع ، فإن هدفك هو أن تأكل شيئًا لإشباع جوعك. إذا كنت مديرًا تنظيميًا ، فمن المحتمل أن يكون هدفك الرئيسي هو تحقيق المزيد من الأرباح ؛ في هذا المثال ، للوصول إلى الهدف النهائي ، وهو زيادة الربح ، من الأفضل تقسيم الهدف الرئيسي إلى أهداف أصغر.

عوائق

إذا لم يكن هناك عائق في الطريق إلى الهدف ، فلن تكون هناك مشكلة. يتضمن حل المشكلات التغلب على العقبات التي تحول دون تحقيق الأهداف بسرعة.

إذا شعرت بالجوع فالهدف هو أن تأكل شيئًا وقد تكون العقبة هي عدم وجود طعام للأكل ، لذلك عليك الذهاب إلى السوبر ماركت لشراء الطعام وإزالة العقبة ، وفي النهاية سيتم حل المشكلة. بالنسبة للمدير الذي يريد زيادة أرباح الشركة ، سيكون هناك المزيد من العقبات في طريقه إلى تحقيق هدفه. عليه أن يجد العقبات ويزيلها أو يجد طرقًا أخرى لتحقيق أهدافه.

أمثلة على مهارات حل المشكلات

يتم استخدام العديد من المهارات المختلفة لحل المشكلات بكفاءة. فيما يلي المهارات التي تحتاجها عند حل المشكلة وقد أوضحنا بعضًا منها:

• الاستماع النشط
• تحليل؛
• بحث؛
• الإبداع .
• علاقة؛
• جدير بالثقة؛
• صناعة القرار؛
• فريق البناء

بحث

البحث هو مهارة ضرورية تتعلق بحل المشكلات. لحل المشكلة ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد سبب المشكلة وفهمها جيدًا. يمكنك معرفة المزيد حول المشكلات من خلال العصف الذهني الجماعي ، والتشاور مع الزملاء الأكثر خبرة ، والحصول على المعلومات من خلال الدورات التدريبية ، والبحث عبر الإنترنت.

تحليل

تحليل الموقف هو الخطوة الأولى في حل أي مشكلة. ستساعدك المهارات التحليلية على فهم المشكلة وتصميم حلول أكثر كفاءة. ستساعدك هذه المهارات أيضًا عند البحث وستساعدك في التعرف على الحلول المفيدة من الحلول غير المجدية.

صناعة القرار

 

 

في النهاية ، عليك أن تقرر كيفية حل المشكلة. في كثير من الحالات (إذا كنت من ذوي الخبرة في هذه الصناعة) ، يمكنك الوصول إلى القرار النهائي بسرعة كبيرة ، ولكن بالنسبة للأشخاص الذين لديهم خبرة أقل في مجال خبرتهم ، فإن المهارات التحليلية والبحثية القوية ستساعد أكثر. في بعض الأحيان قد يكون من الضروري تخصيص المزيد من الوقت لاكتشاف وتصميم حل. في بعض الحالات ، يكون من الأنسب أن نعهد بالمشكلة إلى شخص لديه قدرة أكبر على حلها.

علاقة

عندما تجد حلاً ممكنًا ، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية توصيله للآخرين ؛ أيضًا ، عند طلب المساعدة ، يجب أن تكون قادرًا على معرفة أفضل القنوات التي يمكنك من خلالها طلب المساعدة. بمجرد أن تجد الحل ، فإن توصيله للآخرين بوضوح سيقلل من الارتباك ويسهل تنفيذه.

جدير بالثقة

الموثوقية هي واحدة من أهم المهارات في حل المشكلات. من الضروري حل المشكلة في الوقت المناسب وبالسرعة المناسبة. يُقدِّر أصحاب العمل الأشخاص الذين يمكنهم تحديد المشكلات وتنفيذ الحلول بسرعة وكفاءة.

سبب أهمية مهارات حل المشكلات

من الواضح أن جميع المنظمات والأفراد يواجهون مشاكل ؛ لهذا السبب ، فإن القدرة على حل المشكلات مهمة جدًا للأفراد والمنظمات.

فيما يلي بعض فوائد امتلاك هذه المهارة:

• يجعل المستحيل ممكناً: المعرفة وحدها ليست مفتاح حل المشكلات ، ولكن استخدامها في حل المشكلات يخلق الحلول. يساعد الاستخدام الصحيح للمعرفة وتطبيق تقنيات حل المشكلات الأشخاص والمنظمات على التغلب على التحديات الكبيرة ؛
• ما يميزك عن غيرك: يتم تدريب الأشخاص على أداء مهامهم المعتادة ، واكتسبوا المهارات والمعرفة فيما يقومون به ؛ ومع ذلك ، يواجه الناس صعوبة في حل المشكلات غير المتوقعة أو غير المسبوقة. إذا كنت تستطيع في مكان عملك حل مشاكل المنظمة بانتظام ولديك مهارات حل المشكلات ، فسوف يتم ملاحظتك بسهولة والتعرف عليك وتقديرك ؛
• تزداد الثقة بالنفس: لا يهم مكان عملك أو مهنتك ؛ سيؤدي إنشاء طريقة لحل المشكلات والقدرة على استخدام تقنيات حل المشكلات إلى زيادة مستوى ثقتك بنفسك. نظرًا لأنك واثق من قدرتك على حل المشكلات ، فلا تقضي وقتك في القلق بشأن المشكلات المحتملة.

طرق تحسين مهارات حل المشكلات 

 

 

تمامًا مثل أي مهارة أخرى ، يمكن تعلم فن حل المشكلات وتطويره.

فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تحسين هذه المهارة القيمة:

1. افصل نفسك عن المشكلة

لا تعتبر نفسك جزءًا من المشكلة ولا تعتقد أنك غير قادر على حل المشكلة. انظر إلى المشكلة كعدو يجب هزيمته.

2. قسّمها إلى أجزاء ، وليس كلها

لا ترى المشكلة كوحدة واحدة كبيرة تحتاج إلى إصلاح ، لأن طريقة التفكير هذه قد تعيق جهودك لإصلاحها ؛ بدلاً من ذلك ، قم بتقسيمها إلى أجزاء ومعالجتها خطوة بخطوة ؛ يمكنك حتى تقسيم الأقسام إلى أقسام أخرى. تتلاءم القطع الصغيرة التي تحلها معًا مثل الأحجية ؛ على سبيل المثال ، إذا كانت هناك فوضى في مؤسستك ، فقم بتحليل الجوانب أو الأقسام المختلفة للمؤسسة. للبدء ، اختر قسمًا إشكاليًا مثل قسم الاتصال.

3. قم ببحث

سيساعدك البحث بعناية في تحديد جوهر المشكلة ؛ بمعنى آخر ، يسمح لك بالوصول إلى سبب المشكلة. إذا تم تحديد السبب الحقيقي للمشكلة ، فسيكون من الأسهل حل المشكلة نفسها.

4. كن منفتحًا على الاقتراحات

يمكن أن تكون المساعدة من الآخرين مفيدة للغاية. وفر وقت البحث عن أي معلومة تحتاجها باستخدام اقتراحات الآخرين.

5. اكتسب المزيد من المعرفة التقنية في مجال خبرتك

إذا كانت لديك معرفة تقنية عالية جدًا ، فمن المحتمل أن يكون حل المشكلات أسهل بالنسبة لك. بالطبع ، هذا يعتمد أيضًا على الصناعة التي تنشط فيها. يمكن اكتساب المزيد من المعرفة من خلال الدورات التدريبية أو التدريب العملي أو الممارسة.

6. ابحث عن فرص لحل المشاكل

من خلال وضع نفسك في مواقف جديدة ، فإنك توفر لنفسك فرصًا لحل المشكلات. قد تجد أن هناك فرصًا للتطوع في مشروع جديد في موقعك الحالي أو في فريق آخر أو خارج العمل في مؤسسة أخرى.

7. حسِّن مهاراتك في حل المشكلات من خلال الاستعداد للمشكلات

 

 

تعتبر الممارسة ولعب الأدوار أدوات مفيدة لتعلم مهارات حل المشكلات. يمكنك العثور على العديد من الكتب والسيناريوهات على الإنترنت حول حل المشكلات في سياق ممارستك المهنية. حدد طرقك لحل المشكلة وتحقق مما إذا كانت هذه الحلول قابلة للتطبيق أم لا.

على سبيل المثال ، في مجال خدمة العملاء ، قد تواجه سيناريو "كيف ستتعامل مع عميل غاضب؟" أو "كيف تتصرف عندما يعيد العميل السلعة ويطلب ماله؟". ستؤدي ممارسة هذه السيناريوهات المتكررة المماثلة إلى تحسين مهاراتك في حل المشكلات في الوظيفة.

8. راقب الآخرين وهم يحلون المشكلة

قد يكون لديك زملاء من حولك خبراء في حل المشكلات. ستؤدي مراقبة هؤلاء الأشخاص أثناء حل المشكلات إلى تحسين مهاراتك. إذا أمكن ، اطلب من زملائك الأكثر خبرة الإذن بمراقبتهم أثناء حل المشكلة. سيساعدك طرح الأسئلة ذات الصلة على تنفيذ هذه الملاحظات في عملك.

9. ركز على الحل بدلاً من المشكلة

لقد أثبت علماء الأعصاب أنه إذا ركزت على المشكلة ، فلن يتمكن عقلك من إيجاد حل. هذا لأنه عندما تركز على المشكلة ، فإنك تغذي الدماغ بفيض من الأفكار والعواطف السلبية التي تمنع الحلول المحتملة.

هذا لا يعني تجاهل المشكلة ، حاول بدلاً من ذلك التزام الهدوء ؛ يساعد في التعرف على المشكلة أولاً ، ثم التركيز بالكامل على عقلية موجهة نحو الحل للوصول إلى الحل ؛ لا تريد أن تضيع وقتك في أسئلة مثل "ما الخطأ الذي حدث" و "من يقع اللوم".

10. حدد المشكلة بوضوح باستخدام طريقة "5 أسباب"

تعد تقنية 5 Whys واحدة من أطر حل المشكلات ومهارات حل المشكلات التي تساعدك في الوصول إلى جذر المشكلة وتقوية مهارات حل المشكلات لديك.

بتكرار السؤال "لماذا" حول أي مشكلة ، يمكنك اكتشاف السبب الجذري للمشكلة ، وبالتالي إيجاد أفضل حل للتعامل مع جذر المشكلة بشكل نهائي. بالطبع ، يمكن أن تكون هذه المشكلة أعمق من مجرد سؤال "لماذا" 5 مرات.

على سبيل المثال:

إذا كانت المشكلة "تتأخر دائمًا عن العمل" ، فستكون طريقة 5 لماذا على النحو التالي:

1. لماذا وصلت إلى العمل متأخرًا؟ لأنني أطفئ المنبه دائمًا وأريد النوم أكثر ؛
2. لماذا أريد أن أنام أكثر؟ لأنني أشعر بالتعب في الصباح.
3. لماذا انا متعب في الصباح؟ لأنني نمت في وقت متأخر من الليلة الماضية.
4. لماذا نمت متأخرا؟ لأنه بعد شرب القهوة ، لم أشعر بالتعب وقمت فقط بالبحث على Facebook والصفحات الافتراضية ؛
5. لماذا شربت القهوة؟ لأنني نمت في العمل بعد الظهر لأنني لم أحصل على قسط كافٍ من النوم الليلة الماضية.

لذا كما ترى ، إذا لم تحاول العثور على جذر المشكلة ، يمكنك فقط ضبط المنبه عدة مرات أخرى بحيث يرن كل 5 دقائق في الصباح ؛ ولكن في الواقع ، المشكلة التي يجب عليك حلها هي عدم تصفح Facebook والصفحات الافتراضية الأخرى لساعات طويلة في الليل بحيث يكون لديك المزيد من الطاقة أثناء النهار ولا تحتاج حتى إلى القهوة بعد الآن.

11. حسّن مهاراتك في حل المشكلات عن طريق تبسيط المشكلات

يميل البشر بشكل طبيعي إلى جعل الأشياء أكثر تعقيدًا مما يحتاجون إليه. حاول تبسيط مشكلتك بتعميمها.

قم بإزالة جميع التفاصيل والعودة إلى الأساسيات. حاول إيجاد حل سهل وواضح حقًا ؛ قد تتفاجئ من النتائج؛ نعلم جميعًا أنه في كثير من الأحيان ، تكون أبسط الحلول هي الأكثر فعالية.

12. اجمع أكبر عدد ممكن من الحلول

 

 

حاول عمل قائمة بجميع الحلول الممكنة ؛ حتى لو بدت سخيفة في البداية. من المهم أن تكون متفتحًا لتحسين مهاراتك في حل المشكلات. لأنه من الضروري تقوية التفكير الإبداعي ويمكن أن يؤدي إلى حلول ممكنة.

أؤكد لك أنه لا توجد فكرة سيئة وأن كل فكرة تساعد في التفكير الإبداعي في العصف الذهني وتقنيات حل المشكلات الأخرى. في كل ما تفعله ، لا تخدع نفسك لتوصلك إلى حلول غبية ؛ لأنه في كثير من الأحيان ، من الأفكار المجنونة أن تبحث عن حلول عملية وناجحة.

13. فكر بطريقة مختلفة

حاول تغيير اتجاه أفكارك. لاحظ القول: "لا يمكنك حفر حفرة بجعلها أعمق". حاول تغيير نهجك والنظر إلى الأشياء بطريقة جديدة. يمكنك تجاوز هدفك والقيام بالعكس ، أي البحث عن حل يصل إلى النقطة المعاكسة لهدفك.

حتى لو بدا الأمر سخيفًا ، فعادة ما يؤدي كل نهج جديد وفريد ​​إلى حل جديد ومهارة حل المشكلات.

14. املأ عقلك بأفكار إيجابية لتحسين مهاراتك في حل المشكلات

اصنع عبارات مثل "ماذا لو ..." و "تخيل لو ..." ملكة عقلك. تفتح هذه المصطلحات الدماغ للتفكير بشكل خلاق وإيجاد حلول جديدة.

تجنب الأفكار المغلقة والسلبية مثل "لا أعتقد ..." أو "لكن هذا ليس صحيحًا ...".

أهمية استخدام الأساليب المناسبة لحل المشكلات

يتمثل الجزء الأساسي من دور أي مدير في إيجاد طرق لحل المشكلات ؛ لذلك إذا كنت قادرًا على حل المشكلات ، فمن المرجح أن تنجح. تأتي الكثير من هذه الثقة من اتباع النهج الصحيح عند التعامل مع مشكلة ما. باستخدام طريقة مناسبة لحل المشكلات ، يمكنك حل المشكلات بسرعة وفعالية ؛ بدونها ، قد تكون حلولك غير فعالة أو قد تواجه مشكلة أخرى ولا يمكنك فعل أي شيء.

قد يؤدي عدم وجود نهج وطريقة مناسبة لحل المشكلات إلى عواقب وخيمة في بعض الأحيان. يتضمن اتباع النهج الصحيح القدرة على تحديد المشكلة وتعريفها ، وإنشاء حلول بديلة ، وتقييم واختيار الخيار الأفضل ، وتنفيذ الحل المختار. يعد الحصول على التغذية الراجعة والاستجابة المناسبة لها جانبًا أساسيًا من مهارات حل المشكلات.

كيف تحدد المشكلة 

لحل مشكلة ما ، يجب علينا أولاً أن نحددها بشكل صحيح ، والمفتاح إلى تعريف جيد للمشكلة هو التأكد من أننا نتعامل مع المشكلة الحقيقية ، وليس أعراضها ؛ على سبيل المثال ، إذا كانت هناك مشكلة في بيئة عملك ، إذا كان أداء الأشخاص في قسمك طبيعيًا ، فقد تعتقد أن المشكلة تكمن في الأشخاص الذين يرسلون المنتج ؛ ومع ذلك ، إذا فكرت بشكل أعمق قليلاً ، فسوف تدرك أن المشكلة الرئيسية قد تكون عدم تدريب الناس بشكل صحيح أو القيام بشيء غير منطقي.

ستساعدك أدوات مثل تقنية 5 Whys و Root Cause Analysis على طرح الأسئلة الصحيحة وفهم طبقات المشكلة المختلفة بشكل أفضل.

في هذه المرحلة ، تحتاج إلى التأكد من أنك تنظر إلى المشكلة من وجهات نظر مختلفة للتعامل مع حل المشكلة. إذا التزمت بإيجاد حل مبكرًا بما فيه الكفاية ، يمكنك الحصول على فهم عميق للمشكلة ، والتي يمكن أن تكون في حد ذاتها شكلاً آخر من أشكال الحل.

على سبيل المثال ، افترض أن المشكلة هي: "نحن بحاجة إلى إيجاد طريقة لتأديب الأشخاص الذين يقومون بعمل غير قياسي". يحتمل أن يمنعك هذا من اكتشاف الأسباب الحقيقية للأداء دون المستوى المطلوب. يساعدك حل المشكلات باستخدام تقنية CATWOE على فحص العديد من العناصر التي تسبب المشكلة وتوسيع نطاق تفكيرك حولها.

فهم مدى تعقيد المشكلة

 

 

عندما تكون مشكلتك بسيطة ، عادة ما تكون طريقة حل المشكلة واضحة وليست هناك حاجة إلى حلول معقدة ؛ لذلك عند استخدام هذا النهج ، فمن المحتمل أن تكون مشكلتك معقدة ويصعب فهمها نظرًا لوجود شبكة من المشكلات المترابطة.

والخبر السار هو أن هناك عددًا لا يحصى من الأدوات التي يمكنك استخدامها لفهم هذا السوق الفوضوي وتعلم تقنيات حل المشكلات. تساعدك العديد من هذه الأدوات في الحصول على صورة واضحة عن وضعك الحالي.

تعد مخططات التقارب أداة مفيدة لتنظيم أجزاء مختلفة من المعلومات في موضوعات مشتركة واكتشاف العلاقات بينها.

أداة حل المشكلات الشائعة الأخرى هي مخطط السبب والنتيجة. لإيجاد حلول مناسبة ، يجب أن يكون لديك فهم سليم لأسباب المشكلة. على سبيل المثال ، تُظهر مخططات السبب والنتيجة أن نقص التدريب المناسب يمكن أن يزيد المشاكل سوءًا ؛ أيضًا ، يمكن لهذه الأداة تحديد الأسباب المحتملة للأخطاء ، مثل العمل الإضافي أو مشاكل التكنولوجيا.

عند حدوث مشكلة في عملية تجارية ، فإن عمل " مخطط انسيابي " أو " مخطط مسار السباحة " أو " مخطط أنظمة " سيساعدك على معرفة كيفية وضع الأنشطة والمدخلات المختلفة معًا. سيساعدك هذا في تحديد العنصر أو العامل المفقود الذي يسبب المشكلة.

غالبًا ما يبدو أنه مشكلة واحدة هو في الواقع سلسلة كاملة من المشاكل ؛ على سبيل المثال ، في المثال الذي ذكرناه سابقًا ، يمكن أن يكون سبب العمل غير القياسي هو عدم امتلاك المهارات اللازمة ، ولكن بنفس الطريقة التي يمكن أن يكون بها وقت المعالجة المنخفض والحافز غير الكافي فعالين ، يمكن أن يكون العمل الإضافي المفرط مدمرًا أيضًا .

غالبًا ما يبدو أنه مشكلة واحدة هو في الواقع سلسلة كاملة من المشاكل ؛ على سبيل المثال ، في المثال الذي ذكرناه سابقًا ، يمكن أن يكون سبب العمل غير القياسي هو عدم امتلاك المهارات اللازمة ، ولكن بنفس الطريقة التي يمكن أن يكون بها وقت المعالجة المنخفض والحافز غير الكافي فعالين ، يمكن أن يكون العمل الإضافي المفرط مدمرًا أيضًا .

خطوات حل المشكلات

عادة ما يتضمن حل المشكلة عدة خطوات سنذكرها أدناه.

1. تعريف المشكلة

تتضمن هذه المرحلة اكتشاف المشكلة وتشخيصها وتحديد طبيعة المشكلة وتحديد المشكلة.

قد يبدو الجزء الأول من حل المشكلات واضحًا ، ولكنه غالبًا ما يتطلب التفكير والتحليل. في الواقع ، قد يكون تحديد المشكلة صعبًا بعض الشيء ، فهل هناك مشكلة؟ ما هي طبيعة المشكلة؟ في الحقيقة ، كم عدد المشاكل الموجودة وكيف يمكن تعريف هذه المشكلة؟ عندما تحدد المشكلة ، فأنت لا تفهمها بشكل أفضل فحسب ، بل يمكنك التحدث عن طبيعتها مع الآخرين ، مما يؤدي إلى الجزء الثاني.

2. هيكل المشكلة

تشمل هذه المرحلة فترة ملاحظة المشكلة ، والتحقيق التفصيلي ، والبحث عن صحتها ، وخلق صورة واضحة عن المشكلة.

في هذه المرحلة ، نحاول الحصول على مزيد من المعلومات حول المشكلة وزيادة فهمنا لها. في الواقع ، هذه المرحلة تتعلق بإيجاد الواقع وتحليله وخلق صورة شاملة ومفهومة للأهداف والعقبات. هذه الخطوة ليست ضرورية للمشكلات البسيطة ، لكنها ضرورية جدًا للمشكلات الأكثر تعقيدًا.

3. ابحث عن الحلول الممكنة

في هذه المرحلة ، تجد عددًا من المهام والحلول الممكنة ، لكنك لا تقيمها.

بعد جمع المعلومات في الخطوات الأولى ، علينا الآن التفكير في الحلول الممكنة للمشكلة الحالية. في العمل الجماعي ، يفكر جميع الأشخاص في المشكلة ويعبرون عن آرائهم لحلها. هناك أشخاص لديهم خبرات مختلفة في المنظمات وسيكون من المفيد جدًا سماع آرائهم.

4. صناعة القرار

 

 

في هذه المرحلة ، ندرس بعناية الحلول المختلفة ونختار أفضل حل للتنفيذ.

هذه الخطوة هي الجزء الأكثر تعقيدًا في عملية مهارة حل المشكلات لأنه حان الوقت الآن لفحص كل حل بعناية. بعض الحلول غير مناسبة بسبب مشاكل أخرى مثل ضيق الوقت أو الميزانية. أيضًا ، في هذه المرحلة ، يجب أن ننتبه لما سيحدث إذا لم نفعل شيئًا لحل المشكلة ، لأن حل مشكلة تؤدي أحيانًا إلى مزيد من المشاكل يتطلب أفكارًا جديدة وخلاقة. أخيرًا ، قررنا اختيار الحل الأفضل.

5. تطبيق

في هذه المرحلة ، يتم قبول الحل المحدد وتنفيذه.

التنفيذ يعني وضع الحل المختار موضع التنفيذ. خلال هذه المرحلة ، قد تظهر مشاكل أخرى ، خاصةً إذا لم تتم مرحلة التحديد وبنية المشكلة بعناية.

6. مراجعة أو متابعة ردود الفعل

تتعلق الخطوة الأخيرة بمراجعة نتائج حل المشكلات بمرور الوقت ، مثل تتبع الملاحظات لنجاح نتائج الحل المختار.

تتمثل الخطوة الأخيرة في مهارات حل المشكلات في التحقق من نجاح العملية ، والتي تتم من خلال الحصول على تعليقات من الأشخاص المتأثرين بالتغييرات والقرارات ، ومن خلال القيام بذلك ، نفهم النتائج وأي مشاكل محتملة قد تظهر.

تقنية عملية ثمانية الأبعاد لحل المشكلة

من الطبيعي أن نحتاج جميعًا إلى إيجاد حل سريع عندما نواجه مشكلة كبيرة في عملية العمل. لكن ضع في اعتبارك أن حل المشكلات بطريقة تمنع حدوثها مرة أخرى يتطلب مزيدًا من العناية. لهذا الغرض ، تحتاج إلى إنفاق الكثير من الوقت والجهد. يساعدك حل المشكلات بمساعدة تقنية الأبعاد الثمانية على حل المشكلات بطريقة احترافية وخاضعة للرقابة بسرعة ودقة ، على الرغم من أنها قد تبدو متناقضة للوهلة الأولى. في بقية هذه المقالة ، نصف كيفية استخدام هذه التقنية لحل المشكلات الكبيرة.

تاريخ العملية الثمانية الأبعاد لحل المشكلات

في عام 1987 ، ابتكرت شركة Ford عملية ثمانية الأبعاد (8 مبادئ) لحل المشكلات في وصفتها المسماة "فريق حل المشكلات". في منتصف التسعينيات ، أضاف فورد مبدأ آخر يسمى "البعد صفر: التخطيط" لهذه العملية. اليوم ، تسمى هذه العملية أيضًا معيار Ford العالمي أو ثمانية أبعاد عالمية لحل المشكلات.

ابتكرت شركة Ford هذه العملية لمساعدة الفرق على التحكم في مشكلات الجودة والسلامة ، وتوفير حلول دائمة ومناسبة للمشكلات ، ومنع تكرارها . على الرغم من أن التطبيق الأساسي للعملية الثمانية الأبعاد كان في التصنيع والهندسة وصناعات الطيران ، إلا أنه يمكن أن يكون مفيدًا في الصناعات الأخرى أيضًا. يمكنك رؤية المبادئ الثمانية لهذه العملية في الجدول التالي:

1. البعد 0: التخطيط   
2. البعد الأول: تكوين الفريق     
3. البعد الثاني: وصف المشكلة    
4. البعد الثالث: تنفيذ الحل المؤقت     
5. البعد الرابع: تحديد جذور المشاكل وحلها     
6. البعد الخامس: تأكيد الحل    
7. البعد السادس: تنفيذ الحل الدائم       
8. البعد السابع: منع تكرار المشكلة     
9. التالي 8: الاحتفال بنجاح الفريق       

تطبيق هذه الأداة لخطوات حل المشكلات

تكون هذه العملية أكثر فاعلية عندما يتم حلها كفريق ومن خلال فهم المشكلات. ومع ذلك ، يمكن أيضًا القيام به بشكل فردي. من أجل استخدام العملية الثمانية الأبعاد لخطوات حل المشكلات ، قم بتنفيذ كل من المبادئ المذكورة وفقًا لترتيب الجدول أعلاه. احرص على عدم تخطي أي من هذه الخطوات السريعة. تصبح هذه العملية فعالة عندما يتم تنفيذ جميع الخطوات. في ما يلي ، نصف خطوات حل المشكلات باستخدام تقنية المعالجة ذات الأبعاد الثمانية. 

الخطوة 0 حل المشكلة: التخطيط

قبل تشكيل فريق لحل مشكلة ما ، أنت بحاجة إلى التخطيط .  هذا يعني أنه عليك التفكير في من هم أعضاء الفريق والإطار الزمني والموارد التي تحتاجها لحل المشكلة .

الخطوة 1 حل المشكلات: بناء الفريق

يجب أن يكون أعضاء الفريق هم أولئك الذين لديهم القدرة والوقت والطاقة لعملية  حل المشكلات  . تذكر أنه من المرجح أن يتوصل الفريق المتنوع إلى حلول أكثر إبداعًا من الفريق الذي لديه وجهة نظر واحدة (بالطبع ، من الممكن أن يكون للفريق وجهات نظر متنوعة وأن أعضاء الفريق يقضون الكثير من الوقت في الاختلاف و لا تصل إلى حل).

من خلال إنشاء مخطط فريق ، يمكنك تحديد أهداف وأدوار كل شخص. ثم حاول   إشراك الناس في عملية حل المشكلات من خلال بناء الثقة في الفريق. إذا كان أعضاء فريقك يتألفون من محترفين لم يعملوا معًا من قبل ، فاتخذ أولاً الخطوات المتعلقة بتشكيل الفريق حتى يتمكن الأشخاص من العمل مع بعضهم البعض بسهولة أكبر.

الخطوة 2 حل المشكلة: وصف المشكلة

بمجرد تشكيل الفريق ، قم بوصف المشكلة بالتفصيل باستخدام تقنية 5 Whys ، حدد أهم خمسة عوامل متضمنة (من وماذا ومتى وأين وكيف) . استخدم تقنيات مثل عملية تعريف المشكلة لضمان معالجة المشكلات بشكل صحيح.

ثم ابدأ من مرحلة تحليل المخاطر أولاً. بمعنى ، إذا كانت المشكلة المعنية بها ظروف تسبب خطرًا صحيًا أو تهدد حياة شخص ما ، فيجب اتخاذ الإجراء المناسب قبل حل المشكلة (قد تضطر إلى منع الأشخاص من القيام بالعملية حتى يتم حل المشكلة).

إذا  كانت المشكلة عبارة عن عملية ، فيمكنك استخدام هيكل أو رسم تخطيطي أو لوحة مخطط تفصيلي لتخطيط كل خطوة. تساعد هذه الأدوات أعضاء الفريق على فهم كيفية عمل العملية وفي النهاية كيف يمكن حلها بشكل أفضل.

يتم أيضًا تحديد تجذير  المشكلة  في نهاية هذه العملية ، لذلك يجب ألا تقضي الكثير من الوقت في هذا الموضوع. في هذه المرحلة ، يجب أن يكون هدفك هو اكتشاف الخطأ الذي يحدث والتأكد من أن الأعضاء يفهمون المشكلة تمامًا.

الخطوة 3 حل المشكلات: حل مؤقت

بمجرد أن يحدد الفريق المشكلة ، يمكن حلها مؤقتًا. هذه الخطوة مهمة بشكل خاص عندما تؤثر المشكلة على العملاء وتتسبب في انخفاض جودة المنتج أو إبطاء عملية العمل. حاول استخدام معرفة جميع أعضاء الفريق. للاستفادة من أفكار جميع أعضاء الفريق ، يمكنك استخدام العصف الذهني أو التقنيات مثل طريقة الكتابة في كرافت فورد جنبًا إلى جنب مع التقنيات التقليدية مثل مناقشات حل المشكلات.

عندما تقدم المجموعة حلولاً مؤقتة ، ضع في اعتبارك مشكلات مثل التكلفة ووقت التنفيذ والاتصال. قد يكون الحل قصير المدى سريعًا ومناسبًا ويستحق التنفيذ.

الخطوة الرابعة: حل المشكلة: تحديد أصل المشكلة وحلها

عندما يتم تنفيذ الحل المؤقت ، فقد حان الوقت لحل جذر المشكلة. يمكنك استخدام تحليل السبب والنتيجة لتحديد أسباب المشكلة. ستساعدك هذه الأداة في العثور على الأسباب المحتملة لحدوثها وحتى المشكلات الأخرى التي لم تكن على علم بها. بعد ذلك ، يمكنك  استخدام تحليل السبب الجذري  للعثور على جذر المشكلات التي حددتها. بمجرد تحديد مصدر المشكلة ، قدم بعض الحلول الدائمة.

الخطوة 5 حل المشكلة: التحقق من الحل

بمجرد موافقة الفريق على الحل الدائم المقترح ، اختبره جيدًا قبل تنفيذه. لهذا ، يمكنك مراعاة ما يلي:

• استخدم تحليل وضع الفشل والتأثيرات (FMEA) للتركيز على أي مشكلات محتملة ؛
• استخدام تحليل الأثر لضمان عدم حدوث عواقب غير مقصودة ؛
• باستخدام طريقة قبعات التفكير الست ، يمكنك دراسة حل المشكلات من جوانب مختلفة.

أخيرًا ، يمكنك أن تكتشف من خلال تحليل النقطة العمياء أن الفريق لم يتجاهل المشكلة الرئيسية أو يقوم بافتراض خاطئ في الحل.

الخطوة 6 حل المشكلة: تنفيذ حل دائم

بمجرد أن يتوصل الفريق إلى توافق في الآراء بشأن الحل النهائي ، انتقل إلى حل المشكلات. بمرور الوقت ، راقب الحل الجديد عن كثب للتأكد من صحته وأنه ليس له آثار جانبية غير متوقعة.

الخطوة 7 حل المشكلة: تجنب تكرار المشكلة مرة أخرى

بمجرد التأكد من حل دائم للمشكلة ، أعد الفريق معًا لتحديد كيفية منع حدوث ذلك مرة أخرى. قد تحتاج المعايير أو السياسات أو الإجراءات أو الإرشادات التنظيمية إلى التحديث. قد يكون من الضروري أيضًا تدريب أشخاص آخرين على هذه المعايير. أخيرًا ، يمكنك التفكير في تغيير مبادئ الإدارة وإجراءاتها لمنع تكرار المشكلات.

الخطوة الثامنة لحل المشكلات: احتفل بنجاح الفريق

الخطوة الأخيرة في هذه العملية هي الاحتفال بنجاح الفريق ومكافأته. نقدر الجميع على جهودهم من خلال شكرهم وإظهار تقديرك لجهودهم. إذا كانت المناسبة مناسبة ، يمكنك تنظيم احتفال بهذا النجاح.

المبادئ المقترحة ، التي استخدمتها شركة فورد في البداية ولقيت لاحقًا نجاحًا عالميًا ، مع تحديد الخطوات لحل جذر المشكلة ، يمكن استخدامها كأداة عملية لتغيير الرؤية والنهج لحل المشكلات. لذلك ، يمكن اعتباره أساسًا صالحًا لعملية التفكير في القضايا في الحياة الشخصية والمهنية.

عمليات البحث ذات الصلة

ما هي المشكلة وما هي تقنيات حل المشكلات في مكان العمل؟

ما هي مهارات حل المشكلات؟ + تقنيات وكيفية تقويتها