ربما لم تلاحظ ذلك بعد ، لكن كل مشكلة تخبرنا أن شيئًا ما لا يعمل في الوقت الحالي ونحتاج إلى إيجاد طريقة جديدة لحل هذه المشكلة. لذلك ، من الأفضل محاولة مواجهة مشاكلنا بنزاهة ودون أي حكم وتقوية المهارات اللينة المتعلقة بحل المشكلات ، وممارسة التركيز على تحديد المشكلة والمشكلة ، والتحلي بالهدوء والتعامل مع الأمور المعقدة للغاية في لا تعلق. في هذه المقالة الكاملة ، نوضح ماهية حل المشكلات وتحديد المشكلة. نقوم أيضًا بفحص طرق اكتشاف المشكلات واستراتيجيات حل المشكلات.
ما هو حل المشكلة؟
أولاً ، نحتاج إلى معرفة ما هو حل المشكلة.
يعني حل المشكلة إيجاد الأسباب المحتملة للمشكلة والتخطيط ومحاولة حلها.
كل واحد منا ، سواء في العمل أو في حياتنا الشخصية ، يقضي جزءًا كبيرًا من وقتنا في حل المشكلات المختلفة. بعض هذه المشكلات صغيرة ويمكننا حلها بأنفسنا بسرعة. لكن البعض الآخر تحديات معقدة. نحن بحاجة إلى التعاون والإبداع والجهد الكبير لحل جميع أنواع المشاكل.
تعتمد أنواع المشكلات التي نواجهها في العمل إلى حد كبير على المنظمة التي نعمل بها والعمل الذي نقوم به. على سبيل المثال ، نحن مدير في شركة خدمات ، ونقضي أيامنا في حل جميع أنواع مشاكل الموظفين ، وشكاوى العملاء ، وحل المشكلات المتعلقة بالمعدات والإمدادات الخاصة بشركتنا. من ناحية أخرى ، بصفتنا مصمم طائرات ، قد نتعامل مع جميع أنواع المشاكل المتعلقة بالديناميكا الهوائية أو نحاول معرفة سبب عدم عمل إحدى ميزات الأمان الجديدة. في الوقت نفسه ، في شكل سياسي ، يمكننا أيضًا البحث عن حلول للتعامل مع العنصرية أو تغير المناخ.
كل مشكلة قد نواجهها لها حلول مشتركة من خلالها يمكننا التعامل بفعالية مع مثل هذه المشاكل. من خلال هذه التفسيرات ، يمكننا جميعًا زيادة قدرتنا على حل جميع أنواع المشكلات بنجاح من خلال تطوير مجموعة قوية من مهارات حل المشكلات والثقة بالنفس . نأمل أن تفهم ما هو حل المشكلات وما يعنيه. بعد ذلك ، سنناقش كيفية تحديد المشكلة.
ما هي طرق تحديد المشكلة؟
الآن وقد أوضحنا ماهية حل المشكلات وما يعنيه ، فقد حان الوقت لتحديد المشكلة. الخطوة الأولى في حل المشكلة هي فهم ماهية هذه المشكلة بالضبط وهل هي مشكلة حقيقية؟ أولاً ، يجب أن نتأكد من أننا نتعامل مع مشكلة حقيقية وليس أعراضها!
على سبيل المثال ، إذا كان أداء الموظف في جزء واحد من الشركة دون المستوى المطلوب ، فقد نفكر في أنفسنا أن المشكلة تكمن في الأشخاص الذين يقومون بالعمل. ومع ذلك ، إذا نظرنا بشكل أعمق قليلاً ، فمن المرجح أن تكون المشكلة الحقيقية هي نقص التدريب أو عبء العمل غير المعقول لأعضاء الفريق. في مثل هذه المواقف ، من خلال طرح الأسئلة الصحيحة على أنفسنا ، يمكننا البحث في تفاصيل المشكلة واكتشاف مكان السبب الجذري وما الذي يحدث.
بالطبع ، لا يعني تحديد المشكلة تحديد كيفية حل هذه المشكلة. من المهم جدًا النظر إلى القضية من زوايا مختلفة. إذا اندفعنا لإيجاد حل لمشكلة ما ، فقد نتوصل إلى حل قصير النظر. في هذا الصدد ، يمكننا دراسة بعض العناصر التي أدت إلى حدوث تلك المشكلة. بهذه الطريقة ، يتبادر إلى أذهاننا المزيد من الأفكار لتحقيق الحلول الممكنة. الآن بعد أن حددنا المشكلة ، حان الوقت لشرح فهم مدى تعقيد المشكلة.
كيف نفهم تعقيد المشكلة؟
بعد تحديد المشكلة والمشكلة الرئيسية لحل مشكلتنا ، يمكننا فهم تعقيدها ومعرفة القضايا ذات الصلة المتضمنة في هذه المشكلة. لهذا السبب من المهم أن يكون لديك طرق لتصور هذه الفوضى الفوضوية وتبسيطها وفهمها.
في هذا الصدد ، يساعدنا رسم المخططات على تنظيم طريقة الاعتماد على العديد من المعلومات ذات الموضوعات المشتركة وأيضًا لفهم العلاقات بينها. أيضًا ، لفهم مدى تعقيد المشكلة ، يمكننا رسم نوع من مخطط السبب والنتيجة لها. في الواقع ، من أجل إيجاد حلول عملية للمشكلة ، نحتاج إلى فهم كامل للسبب الجذري لمشكلتنا.
عند مواجهة مشكلة في عملية تجارية ، يساعد رسم مخطط انسيابي أو مخطط نظام لتحليل الأنشطة والمدخلات المختلفة التي تتلاءم معًا على فهم مدى تعقيد المشكلة بشكل أفضل. باستخدام هذا الرسم البياني ، يمكننا تحديد العناصر المفقودة أو العناصر الإشكالية بشكل أفضل التي حالت دون استمرار تدفق الأعمال وتسببت في حدوث المشكلة المقابلة.
عادة ، يبدو أن المشكلة هي مشكلة واحدة. بينما غالبًا ما تؤدي سلسلة من المشكلات المترابطة إلى مشاكل أكبر. في هذا الصدد ، باستخدام تقنية Drill Down ، يمكننا تقسيم مشكلتنا إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. الآن بعد أن حددنا المشكلة وفهمنا تعقيدها ، سنقوم بوصف أدوات وطرق حل المشكلة.
ما هي أدوات حل المشكلات العامة؟
بمجرد أن نفهم المشكلة التي أمامنا ، نستعد لحلها. في الواقع ، يرشدنا تعريف المشكلة والمشكلة ، ونتيجة لذلك ، يمكننا إنشاء العديد من الحلول الممكنة ، واختيار الأفضل بينها ، ثم تنفيذ الحل المطلوب. هذا هو النهج المكون من 4 خطوات والذي يمكننا استخدامه بأفضل طريقة لحل مشكلتنا.
هناك أيضًا أنماط مختلفة لحل المشكلات يمكننا استخدامها. هذه الأنماط هي:
- الجدل البناء: وهو وسيلة لتوسيع وجهات النظر المختلفة وتنشيط المناقشات اللازمة لحل المشكلة ؛
- الاستدلال الاستقرائي: يستخدم التفكير الاستقرائي تجارب الناس ومعرفتهم إلى أقصى حد ويمكنه تسريع عملية إيجاد حل للمشكلة ؛
- تحليل الوسيلة النهائية: والذي يمكن أن يعطي مزيدًا من الوضوح للتفكير في حل المشكلات وبدء عملية تنفيذ حل للمشكلة.
ما هي أنظمة حل المشكلات المحددة؟
هناك أيضًا بعض المشكلات المعقدة أو المهمة بشكل خاص والتي نحتاج إلى عملية أكثر شمولاً لحلها. في مثل هذه الحالة ، يمكننا استخدام طرق مختلفة لحل المشكلة. بعض طرق حل المشكلات هي:
- نهج Simplex: يتضمن عملية من سبع خطوات لاكتشاف المشكلات ، وتقصي الحقائق ، وتعريف المشكلة ، وتقصي الأفكار ، والاختيار والتقييم ، والتخطيط والعمل. يتم إنشاء هذه الخطوات بناءً على عملية من أربع خطوات شرحناها أعلاه وتشكل دورة من فهم المشكلة وحلها. تعمل هذه الدورة باستمرار على تحسين أداء المنظمة ذات الصلة ؛
- الاستفسار التقديري: إنها طريقة إيجابية فريدة لحل المشكلات من خلال فحص الحلول التي يمكن أن تؤدي بشكل جيد فيما يتعلق بالقضايا ذات الصلة ؛
- منهجية الأنظمة اللينة: من خلال 4 خطوات ، تساعد في اكتشاف المزيد من التفاصيل حول سبب المشكلة الرئيسية ثم تحديد الإجراءات لتحسين الوضع.
ما هي استراتيجيات حل المشكلات الأخرى؟
في هذا القسم ، ندرس استراتيجيات حل المشكلات. نحتاج أيضًا إلى بعض المهارات الأخرى لحل المشكلات بطريقة ممتازة. على سبيل المثال ، يساعدنا استخدام الموارد لتحسين الإبداع في إيجاد مجموعة واسعة من الحلول الممكنة لحل المشكلة التي نريدها. أيضًا ، من خلال تعزيز قدرتنا على اتخاذ القرار ، يمكننا أن نفعل ما هو أفضل في تقييم الخيارات واختيار الأفضل ثم اختيار كيفية تنفيذها.
يمكن أن توفر المهارات الأخرى ، مثل إدارة المشاريع ، قدرات قيمة لتعزيز عملية حل المشكلات بأكملها. تساعد هذه المهارات في إجراء تغييرات فعالة في عملية حل المشكلات والحفاظ على هذه العملية على المدى الطويل.
كيف تستخدم مهارات حل المشكلات في مكان العمل؟
تعد مهارات حل المشكلات إحدى المهارات اللينة ذات القيمة لجميع أصحاب العمل تقريبًا. من ناحية أخرى ، ستتضاعف أهمية مهارات حل المشكلات في المستقبل. يتوقع المنتدى الاقتصادي العالمي أنه بحلول عام 2025 وما بعده ، سيسعى أصحاب العمل بشكل متزايد إلى توظيف باحثين عن عمل مبدعين يتمتعون بمهارات حل المشكلات والتفكير النقدي .
ربما استخدمنا جميعًا مهارات حل المشكلات لحل مشاكلنا دون أن ندرك ذلك. بمعنى آخر ، ربما واجهنا جميعًا العديد من المشكلات الكبيرة والصغيرة خلال حياتنا وسعينا لإيجاد حل لها. على الرغم من ذلك ، غالبًا ما تتطلب مشاكل مكان العمل مناهج منهجية وتعاونية. في هذا القسم ، نناقش كيفية تعزيز مهارات حل المشكلات في بيئة عملك الحالية أو في منصب وظيفي محتمل.
1. اكتشاف المشكلة وتعريف المشكلة
تبدو الخطوة الأولى بسيطة وهذا يسهل تجاهلها. ومع ذلك ، قبل أن نتمكن من معالجة مشكلة ما ، نحتاج إلى اكتساب فهم واضح لماهية المشكلة بالضبط.
إذا كنا نتعامل مع مشاكل مختلفة في نفس الوقت ، فمن الأفضل حلها واحدة تلو الأخرى. في هذه العملية ، قد نجد أن العديد من المشكلات تتعلق بمشكلة شائعة. يقول مدرب الأعمال مايكل كوبر عن حل المشكلات: "غالبًا ما يكون للمشكلة المحددة جيدًا حلولها الخاصة في قلب المشكلة" ، وهذا صحيح بالنسبة لجميع أنواع المشكلات التي نواجهها.
لحل مشكلة ما ، نحتاج إلى شرح المشكلة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. نبدأ بالسؤال "لماذا أصبح هذا الوضع مشكلة؟" حتى لو كانت لدينا إجابة واضحة على هذا السؤال ، فلا زلنا بحاجة إلى الإجابة عليه بدقة. في الواقع ، فإن الإجابة على هذا "السبب" تخلق أيضًا أسئلة أخرى في أذهاننا يمكننا استخدامها لإنشاء أفكار لحل المشكلات ، وتسهيل فهم الآخرين للقضية. في الواقع ، لمجرد أن المشكلة تبدو واضحة بالنسبة لنا ، فهذا لا يعني أن الآخرين يشعرون بنفس الطريقة تجاه المشكلة المذكورة.
2. استخدم الإبداع
أحد تعريفات الإبداع هو القدرة على النظر في مهمة ما بطريقة مختلفة أو التفكير في مناهج وزوايا جديدة بشأنها. قد تواجه العديد من المنظمات ، وكذلك نحن ، مشكلات مماثلة مرارًا وتكرارًا. في هذه الحالة ، باستخدام حل إبداعي في الوقت المناسب ، يمكننا إيقاف دائرة المشكلات المماثلة.
أحد الأطر التي يمكننا استخدامها هو حل المشكلات الإبداعي أو CPS للاختصار ، والذي تم إضفاء الطابع الرسمي عليه من قبل المنظرين مثل أليكس أوزبورن وسيدني بارنز ، الذين صاغوا مصطلح "العصف الذهني" لأنه قدم. هناك العديد من الاختلافات في كل خطوة من الخطوات المحددة لهذه العملية. لكنها عمومًا تنطوي على فترة من التفكير أو التفكير في "التحديات الإبداعية".
يتكون التحدي الإبداعي من أسئلة مصممة لتقديم إجابة أو اقتراح لحل مشكلة ما. يمكن أن يكون هذا التحدي بسيطًا مثل استبدال جملة مثل "أحتاج إلى ..." بشيء مثل "كيف يمكنني ..." أو "بأي طرق يمكنني ...؟" يكون فيما يلي بعض التحديات الإبداعية التي قد تكون مفيدة في عملك:
- كيف يمكننا إدارة وقتنا بشكل أكثر فعالية للوفاء بالموعد النهائي؟
- كيف يمكننا إعادة تنظيم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بنا بحيث نرى الرسائل الأكثر أهمية أولاً؟
- كيف يمكننا استخدام برنامج الاتصالات الداخلية الخاص بنا لتجنب فقدان الرسائل؟
يعد تحويل بيان المشكلة إلى سؤال إبداعي مهارة أساسية لحل المشكلات. في الواقع ، الأسئلة أكثر وضوحًا من عبارات المشكلة ، مما يسهل علينا وعلى الآخرين العثور على إجابات محتملة متعددة.
3. إيجاد الحلول الممكنة
في هذه المرحلة ، نحتاج إلى التفكير في إجابات لأسئلة "التحدي الإبداعي". هذه هي مهارة حل المشكلات التي تُعرف عادةً باسم العصف الذهني. أولاً ، نجمع كل أفكارنا في ملف معين. من الناحية المثالية ، من الأفضل تخزينها جميعًا في ملف يمكننا الرجوع إليه وتحريره في المستقبل. على سبيل المثال ، قد تكون عملية التفكير مفيدة عندما نحقق:
- سيناريوهات لتشكيل اجتماع يمكن أن يكون شخصيًا أو افتراضيًا أو مزيجًا منهم ؛
- تقديم البيانات في شكل تقرير سنوي بطريقة منطقية للقراء. لهذا الغرض ، يمكن استخدام المخططات المرئية والمخططات وما إلى ذلك.
بمجرد التفكير في أكبر عدد ممكن من الحلول الممكنة ، نعود ونلقي نظرة على كل من الحلول المقترحة ونجد منظورًا جديدًا حول كيفية حل المشكلة. بالطبع ، نوصي بهذه الطريقة عندما لا تكون المشكلة المعنية حساسة للوقت ولدينا الوقت الكافي لحلها.
الخطوة التالية هي تحويل بعض أفكارنا إلى خطط عملية. عندما نرى الحلول جنبًا إلى جنب ، ندرك أن بعض الأفكار المحددة مرتبطة ويمكن أن تشكل جزءًا من استراتيجية ذات صلة. تذكر أنه ليس من المفترض أن تكون كل فكرة هي أفضل فكرة ويتم اختيارها كحل. إذن ، إليك بعض النصائح لتصفح بعض الأفكار:
- حدد مسبقًا المعايير التي سنستخدمها للحكم على الأفكار ، مثل الأطر الزمنية أو قيود الميزانية أو عوامل أخرى ؛
- ضع في اعتبارك تجاربنا السابقة مع مشاكل مماثلة واطلع على الحلول التي نجحت بشكل جيد وما هي الحلول التي لم تنجح ؛
- استخدم أسلوب مصفوفة SWOT للتفكير في جميع زوايا الأفكار ؛
- قسّم الحلول الواسعة والغامضة إلى عدة مهام خطوة بخطوة.
4. العمل بروح الفريق الواحد
في أي مرحلة من هذه العملية ، قد ندرك أنه ليس لدينا أفضل مجموعات المهارات أو الخبرات لحل المشكلات المطروحة. أو قد نرغب ببساطة في استخدام وجهات نظر مختلفة لأعضاء الفريق لحل المشكلة.
تذكر أن الإبداع ينطوي على تجربة أساليب جديدة. في الواقع ، قد يأتي شخص آخر بفكرة لم تخطر ببالنا أبدًا ؛
قد يكون لكل حل تأثير مختلف على الموظفين اعتمادًا على مناصبهم الوظيفية. لهذا السبب ، قد لا ندرك بأنفسنا كيف تؤثر حلولنا المحتملة على الآخرين ؛
تجنب الحكم عند خلق التحديات أو تقديم الأفكار الإبداعية في مجموعة أو حتى بمفردك. بالطبع ، قد لا يكون هذا سهلاً ، خاصة إذا كنا نختلف مع فكرة أحد زملائنا. ومع ذلك ، من الأفضل الاستماع إلى حججهم أولاً ، لأن الجميع يحتاج إلى فرصة لسماعه.
في النهاية ، يجب أن يكون الحل المقترح نتيجة جهد جماعي ، حتى لو كان هناك شخص واحد مسؤول عن عملية إيجاد حل لمشكلة ما. في الواقع ، العمل الجماعي له تأثير إيجابي على عملية إنشاء الحلول. بحيث يوحد كل الناس بخصوص المشكلة. بمعنى آخر ، عندما يفهم جميع أعضاء الفريق المهام والتفاصيل وكيفية التعامل مع المهام ، سيكون لدينا ارتباك أقل لحل المشكلة.
5. اتخاذ القرارات والمضي قدما
بعد إنشاء بعض الأفكار وتضييقها وتطويرها ، أصبحنا الآن مستعدين لاختيار حل نعتقد أنه سيكون أكثر فعالية من الحلول الأخرى. بعد تنفيذ خطتنا ، سنمارس مهارة أخرى مهمة في حل المشكلات وتقييمها وتقديم بعض معايير التقييم لتحديد ما إذا كان الحل يعمل أم لا.
على سبيل المثال ، ربما حددنا طريقة في مكان عملنا حيث يمكن للموظفين تحمل مسؤوليات جديدة بعد استقالة أحد الزملاء فجأة أو إلغاء مناصبهم الوظيفية. في هذه الحالة ، تتضمن معايير التقييم الخاصة بنا معايير أداء الموظفين. لقد قمنا بذلك للتأكد من أن العمل يتم بشكل كامل ووفقًا للمعايير التنظيمية. يجب علينا أيضًا تقييم ما إذا كان بإمكان الموظفين التعامل مع عبء العمل الجديد وما إذا كان العمل موزعًا بشكل عادل عليهم أم لا.
تذكر أنه بعد اختيار الحلول ، قد لا تعمل هذه الأشياء وفقًا لتوقعاتنا تمامًا. إن تحقيق مثل هذه النتيجة غير سار إلى حد ما. لكن هذا لا يعني أن عملية حل المشكلة قد فشلت. يعد حل المشكلات جهدًا مستمرًا ، وإذا انتهى بنا الأمر إلى العودة إلى فريق التفكير ، فمن المحتمل أن نتعلم المزيد في المرة القادمة التي نحل فيها المشكلة.
ما مدى براعتنا في حل مشاكلنا؟
دعنا نلقي نظرة صادقة على مهاراتنا الحالية في حل المشكلات ثم نسأل أنفسنا ما هو نهجنا الحالي في حل المشكلات وما مدى فعالية هذه الأساليب؟ السؤال هو ، كيف نحل مشاكلنا وما مدى براعتنا في حل جميع أنواع المشاكل؟ تتيح لنا الإجابة على هذا السؤال تحليل نقاط قوتنا وتحديد طرق التغلب على نقاط ضعفنا.
ملاحظات هامة
- المشاكل جزء لا مفر منه من حياة الجميع داخل وخارج مكان العمل. لذلك ، يمكننا جميعًا تقوية مهاراتنا في حل المشكلات ، وبالتالي حل مشاكلنا ؛
- من المهم فهم نهجنا الحالي في حل المشكلات ومعرفة أين وكيف نحتاج إلى تحسينه ؛
- من الأفضل فهم تعريف وتعقيدات كل مشكلة نواجهها. عدم التسرع في حل المشكلة ؛
- هناك مجموعة واسعة من مناهج حل المشكلات التي تساعدنا على توليد استجابات محتملة لمشكلة ما واختيار الأفضل ثم تنفيذ حلنا ؛
- تتطلب بعض المشكلات المعقدة أو الخطيرة أنظمة أكثر تحديدًا لحل المشكلات. خاصة عندما يتعلق الأمر بالعمليات التجارية ؛
- من خلال تعزيز إبداعنا وصنع القرار ومهارات إدارة المشاريع الأخرى ، يمكننا أن نفعل ما هو أفضل في حل جميع المشاكل التي نواجهها ؛
خاتمة
إذا استخدمنا أساليب وتقنيات حل المشكلات المذكورة في هذه المقالة ، فإن خوفنا من حل جميع أنواع المشاكل سيختفي إلى حد ما. لذلك ، يجب أن نحاول ألا ننظر إلى المشاكل على أنها أشياء مخيفة. في الواقع ، إذا فكرنا في ماهية المشكلة بالضبط ، فقد توصلنا إلى استنتاج مفاده أنها مجرد ردود فعل من وضعنا الحالي. في هذه المقالة الكاملة ، شرحنا ماهية حل المشكلات وحددنا المشكلة ، وكذلك درسنا طرق واستراتيجيات حل المشكلات. إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات حول هذه المقالة ، يمكنك مشاركتها معنا.
){kind=link}