قائمة مراجعة تحليل الأعمال
يتطلب تحليل الأعمال قائمة تحقق لفهم نقاط ضعفنا وقوتنا بدقة. ولكن ما هي خصائص قائمة التحقق من تحليل الأعمال؟!
لا يوجد شركتان متماثلتان تمامًا. لكل شركة أهدافها وموظفيها وجداولها الزمنية وميزانياتها ومخاطرها الخاصة. حتى لو دققنا النظر، نجد أن لكل فكرة أو مشروع ظروفه وتحدياته الخاصة، ويجب العمل على حلها وفقًا لذلك. هذا ما يجعل محللي الأعمال يواجهون تحديات مختلفة، ويتعبون من عملهم بسرعة. في مثل هذه الحالة، يُجنّبهم وجود قائمة مرجعية لتحليل الأعمال الكثير من الجهد!
ما هو مفهوم تحليل الأعمال؟
وفقًا لتعريف المعايير الدولية، يُقصد بتحليل الأعمال السعي لخلق قيمة في المؤسسة من خلال تحديد احتياجاتها واقتراح حلول قيّمة تلبيها . يدرس محلل الأعمال أولًا مشاكل المؤسسة وفرصها وأهدافها، ثم يُقدم حلولًا عملية وفعّالة، مع مراعاة الظروف البيئية والموارد المتاحة.
لذا، فإن الهدف النهائي لقائمة مراجعة تحليل الأعمال هو تمهيد الطريق لنمو المؤسسة وتحسين أدائها من خلال اتخاذ قرارات مدروسة ومبنية على البيانات. وبالطبع، لا يقتصر تحليل الأعمال على معرفة الأدوات والتقنيات فحسب، فالمحلل الحقيقي هو من يستطيع تعديل نهجه وأساليب عمله من خلال فهم ظروف كل مشروع.
كيف يبدأ تحليل الأعمال؟
يمكن للمحلل استخدام قائمته المرجعية الخاصة في أي عملية تحليلية. على سبيل المثال، قد يُعيّن لتحليل فكرة، أو قد يُطلب منه تحليل مشروع محدد فقط. لذا، عندما نتحدث عن تحليل الأعمال، فإننا نعني أي مشروع يمكن تنفيذه في شركة تجارية، من العمل بأكمله إلى أصغر المشاريع.
بالمناسبة، أود أن أشير أيضًا إلى أن تحليل الأعمال لا يقتصر على المشاريع الكبيرة؛ إذ يمكن لأي شركة، حتى أصغرها، توضيح مسار نموها من خلال تحليل سليم. في بداية أي تحليل مشروع (أو عمل تجاري)، ينبغي على المحلل طرح بعض الأسئلة الرئيسية:
- ما هو الهدف الدقيق للمشروع؟
- ما هي مواردها وحدودها؟
- من هم أعضاء الفريق وما هو الدور الذي يلعبونه في اتخاذ القرار؟
بمجرد تحديد هذه العوامل، يُمكن للمحلل تخطيط أنشطته لتحقيق أقصى قيمة للمشروع. سواءً كنتَ محللًا جديدًا أو خبيرًا، أو حاصلًا على مؤهل رسمي أو مجرد خبرة عملية، فبمجرد فهمك لسياق المشروع بشكل صحيح، ستتمكن من إجراء تحليل يُعيد الشركة إلى المسار الصحيح.
قائمة التحقق من تحليل الأعمال
حتى الآن في هذه المقالة، حاولنا سرد بعض الأمور التي ستساعدك على بدء عملك بأفضل طريقة ممكنة. وقد أثبتت التجربة أنه إذا استطعت البدء بخطة واضحة ومتماسكة، فستتضاعف فرص نجاح تحليلك.
بعد ذلك، ننتقل إلى قائمة مراجعة تحليل الأعمال. هذه القائمة في الواقع عبارة عن مجموعة من الأسئلة الرئيسية التي ينبغي على المحلل طرحها على نفسه أو على أعضاء فريقه للحصول على صورة كاملة عن وضع الأعمال.
1) دورة حياة المشروع
الخطوة الأولى هي فهم التوجه العام لعملية إدارة المشروع . الأسئلة التي يجب أن تكون في قائمة المراجعة الخاصة بك والتي تحتاج إلى إيجاد إجابات لها هي:
- ما هي المراحل المخطط لها للمشروع؟
- في أي مرحلة نحن الآن؟
- في هذه المرحلة ما هي المخرجات التي يجب إنتاجها ومن المسؤول عنها؟
- ما هو الغرض من كل مخرج ومن سيستخدمه؟
ستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة على فهم دورك بشكل أفضل في دورة حياة المشروع ومعرفة متى يجب أن تكون تحليلاتك جاهزة ولأي غرض.
2. التوقيت والموارد
في هذا القسم من قائمة مراجعة تحليل الأعمال، يجب عليك مراجعة مقدار الوقت والموارد المخصصة لإجراء التحليل. هل يتناسب هذا الوقت والموارد مع حجم العمل الفعلي؟ إذا شعرت أن التقديرات بعيدة كل البعد عن الواقع، فعليك البحث عن حل يمكن من خلاله تعديل الأنشطة والتوقعات.
ببساطة، الهدف من هذه المرحلة هو الحفاظ على التوازن بين جودة العمل والقيود. المحلل الناجح هو من يستطيع إدارة وقته على النحو الأمثل، محققًا أقصى استفادة من بياناته وجهده، مع الالتزام بالمواعيد النهائية والميزانية.
3. أصحاب المصلحة وعلاقات العمل
لا ينجح أي مشروع دون فهمٍ جيدٍ للمشاركين فيه. في هذا القسم، عليك تحديد الأطراف الرئيسية في المشروع وكيفية ارتباطهم ببعضهم البعض. الأسئلة الرئيسية في هذا القسم هي:
- ما هي الأدوار الرئيسية للمشروع ومن المسؤول عنها؟
- هل يوجد للمشروع راعي تنفيذي محدد أو مالك منتج أو مدير مشروع؟
- كيف هي العلاقات بين الأعضاء؟ هل انضمّ أعضاء جدد للفريق، أم أن الفريق يعمل معًا منذ فترة طويلة؟
- من يتواجد في العمل ومن يعمل عن بعد؟
- ما هو الجزء من العمل الذي يكون كل شخص مسؤولاً عنه، ومن الذي يجب أن يوافق على كل نتيجة أو يقدم تقريراً عنها؟
يجب على المحلل أن يرسم خريطة واضحة للعلاقات الإنسانية والمسؤوليات منذ البداية. في الواقع، لا يعتمد نجاح قائمة مراجعة تحليل الأعمال على التوثيق والبيانات فحسب، بل يرتبط إلى حد كبير بقدرة المحلل على بناء الثقة والتواصل الفعال مع الناس.
4. طرق جمع المعلومات
جمع البيانات هو جوهر عملية التحليل. في هذه المرحلة، عليك تحديد الأساليب التي ستستخدمها لجمع البيانات والتحقق من صحتها:
- ما هي الطرق المتاحة لجمع البيانات؟
- هل يمكنني استخدام الوثائق أو المشاريع السابقة؟
- من هو المتاح لإجراء المقابلات أو ورش العمل؟
- ما هي الملاحظات التي ينبغي إجراؤها وكيف يمكن تهيئة الظروف لتنفيذها؟
- ما هي الأنظمة التي يجب مراجعتها وما هي البيانات التي يمكن استخراجها منها؟
- هل يُمكن إجراء استبيان؟ إذا كان الأمر كذلك، من يُشارك فيه وما هي الأسئلة التي يجب طرحها؟
وأخيرًا، اسأل نفسك هذا السؤال: بالنظر إلى علاقات العمل والأدوات المتاحة والمهارات الشخصية، ما هي طرق جمع البيانات الأكثر ملاءمة لهذا المشروع؟
5. الأصول والموارد التنظيمية
لا يعمل أي محلل بمعزل عن الآخرين. في معظم المؤسسات، تتوفر أدوات ووثائق وأنماط وتجارب قيّمة تُسهّل التحليل وتجعله أكثر دقة. لذا، يُنصح بدراسة ما يلي بعناية:
- ما هي الأدوات المتاحة للتوثيق أو النمذجة أو التعاون الجماعي؟ (على سبيل المثال، برامج النمذجة، وأدوات إدارة المشاريع ، وأنظمة المسح، وما إلى ذلك)
- هل تم تنفيذ مشاريع مماثلة من قبل والتي يمكن استخدام مخرجاتها؟
- هل يوجد تدريب داخلي على الجانب التجاري للمشروع يمكن أن يعمق فهمي؟
يساعدك استخدام هذه الموارد والنماذج مثل إطار عمل تحليل الأعمال BABOK على الاستفادة من الخبرات السابقة للمنظمة وجعل مسار التحليل أقصر وأكثر فعالية، بدلاً من البدء من الصفر.
6. المعرفة والمهارات الجماعية
في هذه الخطوة، عليك تحديد من في الفريق يعرف ما هو الأقوى، وأين يتفوق. سيساعدك هذا في تحديد من هو الأنسب لجمع المعلومات أو التحقق من النتائج. الأسئلة الرئيسية لهذه الخطوة هي:
- من هم الأعضاء الذين لديهم معرفة أعمق بمجال عمل المشروع؟
- ما هو مستوى وعيي في هذا المجال؟
- ما هي أقوى مهاراتي التحليلية؟
- كيف يمكن الاستفادة من تنوع المعرفة والمهارات في الفريق لتعزيز التحليل؟
- ما هي أفضل طريقة للتواصل وجمع البيانات لكل صاحب مصلحة؟
ستساعد الإجابة على هذه الأسئلة في بناء تآزر حقيقي داخل الفريق. نقترح عليك التوقف للحظة في النهاية وطرح السؤال التالي على نفسك:
- هل يمكن الإجابة على هذه الأسئلة الآن بالنسبة لهذا العمل؟
- إذا لم يكن الأمر كذلك، فمن ينبغي لي أن أتحدث معه؟
تذكر أن تحليل الأعمال ليس عملاً فرديًا. ستحتاج حتمًا إلى التفاعل والحوار لتحقيق التوازن والانسجام، وبالتالي نجاح المشروع بأكمله.
خاتمة
كما لاحظتم، فإن استخدام قائمة مراجعة تحليل الأعمال يعني رؤية الصورة الكاملة. أي أننا قبل اتخاذ أي إجراء، نفهم تمامًا ماهية المشكلة في المشروع والحل الأمثل. في الواقع، يعمل محلل الأعمال كمترجم بين احتياجات المؤسسة والحلول التقنية. إذا أُنجزت هذه المرحلة، أي تحليل الأعمال، بشكل صحيح، فستتقدم جميع المشاريع بدقة وسرعة وتنسيق أكبر.
