تحتاج الشركات الصغيرة والمستقلون إلى قضاء المزيد من الوقت لتنمية أعمالهم ويمكن أن تساعدهم مهارات إدارة الوقت بهذه الطريقة. تعد إدارة الوقت مهمة جدًا للشركات المزدحمة، لأنها بهذه الطريقة يمكنها تحديد أولويات جميع أعمالها وتحقيق أهدافها بشكل أسرع.
عندما تدير وقتك بشكل أفضل، يمكنك الحصول على فرص جديدة وتنمية أعمالك بطريقة مستدامة. وفي هذا المقال نقدم حلولاً فعالة في إدارة الوقت.
1. ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي وسيلة لتخطيط الوقت المتاح والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محددة. تعتبر الإدارة الفعالة للوقت أسهل لبعض الأشخاص من غيرهم، ولكن يمكن لأي شخص تغيير عاداته لتحسين مهاراته في إدارة الوقت. عدم وجود إدارة قوية للوقت يمكن أن يضر بعملك ورفاهيتك وقد يؤدي إلى:
- خلق عمل رديء الجودة
- في عداد المفقودين الموعد النهائي
- زيادة مستويات التوتر
- عدم التوازن بين العمل والحياة
- الإضرار بسمعتك المهنية
2. ما هي أهمية إدارة الوقت؟
تعد إدارة الوقت أمرًا مهمًا لأنها تساعد في التحكم في ساعات العمل، حتى تتمكن من تنمية أعمالك دون المساس بالتوازن بين العمل والحياة. فيما يلي سبع فوائد لإدارة الوقت بشكل صحيح:
3. تحسين الأداء
عندما تتعلم قضاء وقتك في القيام بأشياء مهمة، ستحصل على فكرة أفضل عما عليك القيام به ومقدار الوقت الذي تقضيه عليها.
إن وجود خطة يعني أنك تقضي وقتًا أقل في تحديد ما يجب القيام به ووقتًا أطول في المهام الأكثر أهمية. يمكن أن تساعدك إدارة الوقت على التركيز فقط على المهام الأساسية وتجنب الانحرافات التي تستغرق وقتًا طويلاً.
4. القيام بعمل أفضل جودة
عندما لا تكون مستعجلًا طوال الوقت للوفاء بالمواعيد النهائية، يمكنك بذل المزيد من الجهد والتفكير في عملك. تساعد إدارة الوقت على تحديد أولويات عملك، بحيث يكون لديك الوقت الكافي لإنجاز أي مشروع وترتفع جودة عملك.
5. القيام بالأشياء في الوقت المحدد
تتضمن الإدارة السليمة للوقت تخصيص إطار زمني محدد لكل مهمة. يستخدم العديد من الأشخاص إدارة الوقت حتى يتمكنوا من إكمال مشروعهم في غضون أيام قليلة أو الانتهاء منه قبل الموعد النهائي حتى يكون لديهم الوقت الكافي لمواجهة التحديات المحتملة. إذا كنت تخطط للوقت المناسب لإنجاز عملك بشكل جيد، فيمكنك دائمًا تسليم عملك في الوقت المحدد.
6. تقليل ضغوط العمل
عندما يكون لديك الكثير لتفعله في عملك وحياتك الشخصية، فمن السهل أن تشعر بالإرهاق. يمكن أن تساعدك إدارة الوقت بشكل مناسب على تحديد أولويات مهامك والحصول على الوقت الكافي للقيام بالأشياء المهمة.
في هذا الوقت، أنت تعرف بالضبط ما عليك القيام به وكم من الوقت لديك لإكمال عملك. تحديد أولويات المهام والحصول على ما يكفي من الوقت للقيام بالأشياء يمكن أن يساعد في تقليل التوتر.
7. خلق فرص للتقدم الوظيفي
إدارة الوقت تجعلك موظفًا أكثر موثوقية وتقدم عملاً عالي الجودة في الوقت المحدد. إن الإدارة السليمة للوقت بدورها تجعل عملك أكثر قيمة وتعزز سمعتك المهنية. حتى تتمكن من العثور على فرص جديدة وتوسيع حياتك المهنية.
8. زيادة الثقة بالنفس في العمل
عندما تدير وقتك بشكل صحيح وتنجز مهامك في الوقت المحدد بنجاح، ستشعر بمزيد من الرضا والثقة. إن إكمال قائمة المهام اليومية يجعل الأشخاص أكثر تحفيزًا لتحسين مهاراتهم في إدارة الوقت والاستفادة من فرص العمل الجديدة.
9. مزيد من الكفاءة في فعل الأشياء
عندما تتعلم كيفية إدارة وقتك بفعالية، فإنك تركز أكثر على عملك. يتيح لك ذلك تحقيق المزيد مع قضاء وقت أقل.
على سبيل المثال، عندما يكون لديك 15 دقيقة فقط من وقت الفراغ قبل الموعد، فبدلاً من العمل على مشروع كبير، يمكنك القيام ببعض المهام الصغيرة في ذلك الوقت القصير ومعالجة المهام الأكبر التي تتطلب المزيد من القوة العقلية. لديك المزيد من وقت الفراغ، لذلك ستكون أكثر إنتاجية مع وقت أقل.
10. التقنيات الفعالة في إدارة الوقت
01. خطط ليومك مقدما.
التخطيط هو أول وأفضل وأثبت أسلوب لإدارة الوقت. لأن التخطيط يساعدك على تنظيم عملك ومن ثم يمنحك رؤية شاملة لكل الأشياء التي يتعين عليك القيام بها. إذا تمكنت من تخطيط مهامك بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري، يصبح الباقي سهلاً.
هناك طرق عديدة لتخطيط وتنظيم الأشياء.
- التقويمات والمخططين الشخصيين
- تطبيقات وأدوات إدارة الوقت
- عمل قائمة
- أوراق الملاحظات والدفاتر والمجلات النقطية (مكتب التخطيط الشخصي)
02. خذ فترات راحة على فترات منتظمة.
وقد يكون ضرر العمل دون انقطاع أكثر من نفعه. نحن بحاجة إلى الراحة لتحديث أذهاننا والتركيز على المهام مرة أخرى. يمكنك استخدام تقنية بومودورو أو القيام بنزهة قصيرة. يمكنك أيضًا قراءة فصل من كتابك المفضل أو شرب فنجان من القهوة أو قضاء وقت فراغك في تعلم شيء جديد.
بالطبع، في بعض الأحيان عندما يكون لديك الكثير من الطاقة، لا توجد مشكلة في العمل دون توقف، ولكن القيام بذلك لفترة طويلة يمكن أن يجعلك متعبًا ويقلل من إبداعك. فترات الراحة القصيرة تزيد من إبداعك وإنتاجيتك.
03. ركز على عملك وتخلص من الانحرافات.
الإخطارات والرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والحديث المستمر مع زملائك يمكن أن يصرفك عن العمل. هناك طرق عديدة لتركيز العقل. يمكنك وضع هاتفك الخلوي بعيدًا، أو إيقاف تشغيل إشعارات الفضاء الإلكتروني، أو حظر مواقع الويب التي تشتت انتباهك.
لكن الأفضل هو التركيز على عملك. يجب أن تحاول التقليل من تواجدك في الفضاء الإلكتروني لأنه يأخذ الكثير من وقتك ولا يضيف الكثير إلى حياتك.
04. حدد هدفًا لنفسك.
عندما تحدد هدفًا لنفسك، فأنت تعرف بالضبط الاتجاه الذي يجب أن تسلكه. الأهداف هي جزء من العملية التنظيمية وهي مهمة جدًا في إدارة الوقت. للاستفادة من تقنيات إدارة الوقت، تحتاج إلى تحديد أهدافك على وجه التحديد. يمكن أن يساعدك تقسيم الرؤى الأكبر إلى أهداف شهرية في إدارة وقتك.
05. تجنب القيام بمهام متعددة في نفس الوقت.
في بعض الأحيان، تعتبر عروض العمل تعدد المهام أحد المهارات الأساسية للمرشح للوظيفة. لكن من الأفضل رفض مثل هذا العرض على الفور. الحقيقة هي أن تعدد المهام يؤذي أدمغتنا.
يبدو تعدد المهام أسلوبًا جيدًا لإدارة الوقت، لكنه في الواقع يقلل من الإبداع بشكل كبير. حاول القيام بمهمة واحدة فقط في كل مرة وركز عقلك عليها.
06. جدولة عملك.
هل تعرف مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة من مهامك؟ ربما تكون من بين هؤلاء الأشخاص الذين ليس لديهم أي فكرة عن مقدار الوقت الذي يقضونه في أنشطتهم. إذا كنت تعرف مقدار الوقت الذي تخصصه لمهامك ومشاريعك وأنشطتك المختلفة، فيمكنك تنظيم شؤونك اليومية بشكل أفضل.
أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام برنامج تتبع الوقت. سيساعدك هذا البرنامج في الحصول على تقدير أكثر دقة للوقت والقدرة على جدولة شؤونك بشكل أفضل.