هل أنت من أولئك الذين يريدون استغلال وقتك بشكل أفضل وتحقيق أهدافك في وقت أقرب؟ إذا كان الأمر كذلك ، فتهانينا ؛ لأنك أتيت إلى المكان الصحيح. في مقالة بنك المعلومات، هذه ، أوضحنا بعض أخطاء إدارة الوقت (Time managment) التي يجب عليك تجنبها من أجل التحكم في جدولك الزمني. لذا ابق معنا.
إذا اقترب الموعد النهائي ، فإن مهامك لا تتراكم فحسب ، بل تتراكم أيضًا وتشعر أنك لا ترغب في القيام بها ، لسوء الحظ ، علينا أن نقول أنك لم تدير وقتك.
في كثير من الأحيان نرتكب أخطاء فادحة في إدارة الوقت والتي لا تضيع فقط ساعات ثمينة من حياتنا ، بل تزيد أيضًا من القلق والتوتر وعدم التوازن بين العمل والحياة.
بعد ذلك ، نلقي نظرة على بعض أكثر أخطاء إدارة الوقت شيوعًا وكيفية تجنبها لتكون أكثر إنتاجية بوقتك.
1. عدم تحديد الأهداف
العمل بلا هدف ، أو الأفضل القول ، العمل غير المجدي يمكن أن يؤدي إلى فقدان الحافز. في هذه المواقف ، تستسلم بسهولة للمشتتات ولا تدير وقتك جيدًا.
كيف تتجنبها؟
سيمنحك تحديد الأهداف والالتزام بها التوجيه والتحفيز للقيام بمهامك بشكل جيد. في هذه المواقف ، تصبح أكثر تركيزًا وتدير وقتك بشكل أفضل لتحقيق أهدافك.
لكن تذكر ، ليست كل الأهداف متساوية. أهداف SMART (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً) تحقق أداءً أفضل من الأهداف غير المحددة. العديد من الدراسات تدعم هذا الادعاء. وفقًا لإحدى هذه الدراسات ، يساعد تحديد أهداف محددة وقابلة للتحقيق على زيادة أداء الأشخاص.
لذا ، بدلاً من تحديد هدفك ، لنقل ، إنهاء روايتك الأولى ، استخدم نسخة SMART منها ، بمعنى "سأكمل فصلًا واحدًا على الأقل من روايتي كل شهر." الثاني ، لأنه أكثر تحديدًا ، يتحدىك ويضع حدًا زمنيًا لهدفك.
2. لا تعطي الأولوية
إذا لم يكن لديك قائمة مهام لمساعدتك في ممارسة مهامك ، فستجد نفسك تشطبها عشوائيًا. نتيجة لهذا التسويف ، بعد فترة من الوقت لديك الكثير من الأعمال غير المنجزة وستصاب بالإحباط بالتأكيد. لا يعني ذلك أنك لا تملك الوقت الكافي ، إنها حقيقة أنك لا تدير وقتك بشكل جيد.
كيف تتجنبها؟
يساعدك وجود قائمة مهام على تحديد أولويات مهامك وإدارتها بشكل جيد من خلال تخصيص الوقت بناءً على أهميتها وإلحاحها. هيريس كيفية القيام بذلك:
- ابحث عن تطبيق لإدراج مهامك وتحديد أولوياتها وفقًا لاحتياجاتك.
- اكتب كل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها في يوم أو أسبوع في قائمة مهامك.
- رتبهم حسب الأهمية والإلحاح باستخدام نظام التصنيف.
- رتب المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا في الأعلى ، بينما تبقى المهام الأقل أهمية وإلحاحًا في الأسفل.
- ابدأ بالمهام الأكثر أهمية وإلحاحًا وانزل في القائمة.
3. عدم تتبع الوقت
إذا بدأت مشروعًا بدون تقدير للوقت ، فقد يستغرق وقتًا أطول من المتوقع. قد تكون شديد الثقة أيضًا وتقدير قبل أن تقوم بالعمل دون أن يكون لديك وقت كافٍ لإكماله. نتيجة لذلك ، مع وجود وقت أقل تحت تصرفك ، لن تتمكن فقط من الوفاء بالمواعيد النهائية ، ولكن من المحتمل أن يكون عملك ذا جودة رديئة.
كيف تتجنبها؟
قم دائمًا بتقييم المدة التي يجب أن يستغرقها مشروع معين وحاول إكماله خلال هذا الإطار الزمني. يجب عليك استخدام برنامج تتبع الوقت لتقدير الوقت المستغرق في مشروع أو مهمة.
عندما تعرف المدة التي تستغرقها مهمة معينة (في المتوسط) ، يمكنك التخطيط لمهامك بشكل أكثر فاعلية. لذلك افعل ذلك بشكل كافٍ واحصل على ورقة تقرير دقيقة عن الوقت الذي تقضيه في مهام مختلفة في يوم / أسبوع / شهر معين.
بمجرد الحصول على هذه الورقة ، يمكنك معرفة المهام المتكررة التي تستغرق معظم الوقت والتفكير في الحلول للقيام بها بشكل أكثر كفاءة لتوفير المزيد من الوقت. الإنترنت مليء بتطبيقات تتبع وقت الفراغ التي يمكنك استخدامها لمعالجة مشاريع إدارة الوقت.
4. تأجيل
التسويف هو عائق كبير أمام العمل ، خاصة عندما يكون عليك القيام بمهمة صعبة أو مملة. في الواقع ، عليك أن تضيف إلى ذلك مزيجًا من المشتتات ، على سبيل المثال ، هاتفك الذكي هو السبب الأول للمماطلة.
من خلال المماطلة ، فإنك تتراخى ، وتستسلم للمشتتات ، وتضيع الوقت حتى يقترب الموعد النهائي. لا تنس أن المماطلين دائمًا ما يكون لديهم وقت قصير ، ويتخلفون عن عملهم ويفتقرون إلى التوازن بين العمل والحياة.
كيف تتجنبها؟
طريقة رائعة لتجنب المماطلة هي تقسيم مشروع كبير إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى كتابة مقال من 2000 كلمة ، فبدلاً من الخوف من كتابة المقال بأكمله ، قسّمه إلى أجزاء أصغر: مخطط تفصيلي ، مقدمة ، عنوان فرعي 1 ، عنوان فرعي 2 ، عنوان فرعي 3 ، وخاتمة.
الآن قم بتعيين فترات زمنية لكل من هذه المهام الصغيرة والتزم بتنفيذها. ستكون أكثر حماسًا للقيام بهذه المهام الصغيرة وستكون أقل عرضة للتسويف. طريقة رائعة أخرى للتغلب على التسويف هي استخدام تقنية بومودورو. تتبع تقنية بومودورو مفهومًا مشابهًا.
إليك كيفية استخدام تقنية بومودورو:
- قسّم المشروع إلى مهام أصغر.
- احصل على مؤقت واضبطه لمدة 25 دقيقة.
- اعمل لمدة 25 دقيقة دون توقف.
- بعد رنين المؤقت (بعد 25 دقيقة) ، استريحي لمدة 5 دقائق.
- أكمل الدورة 25 دقيقة ثم استرح لمدة نصف ساعة.
5. التخطيط غير الفعال
هل لاحظت أن بعض الأيام لا تكون منتجة مثل غيرها؟ هذا لأن مستويات الطاقة لدينا تختلف على مدار الأسبوع. بالإضافة إلى ذلك ، يمتلك الأشخاص المختلفون مستويات طاقة مختلفة على مدار اليوم.
إذا لم تأخذ ساعات ذروة الإنتاجية في الاعتبار عند التخطيط ، فمن المحتمل أن ينفد منك الوقت والطاقة لمعالجة أهم المهام المتبقية.
كيف تتجنبها؟
هل أنت بومة أم طائر مبكر؟ تحتاج إلى تقييم أسلوب عملك ومعرفة ساعات ذروة الإنتاجية. بمجرد أن تعرف ساعاتك الأكثر إنتاجية ، قم بجدولة مشروعاتك وفقًا لذلك.
خصص ساعات العمل الأكثر إنتاجية لديك لأهم المهام ، مع الاحتفاظ بالمهام الأقل أهمية مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو عقد اجتماعات لساعات العمل المتبقية. هناك العديد من تطبيقات التقويم التي يمكن أن تساعدك في التخطيط بفعالية. ابحث عن واحد يلبي احتياجاتك.
6. استسلم للمشتتات
وجد استطلاع أجرته شركة Statista في يونيو 2020 أن 53.7 بالمائة من الأشخاص الذين يعملون من المنزل يعتقدون أن هواتفهم الذكية هي أكبر مصدر إلهاء. كم مرة لاحظت أنه عندما تعمل وفجأة يبدأ هاتفك في تلقي الإشعارات ، يتشتت انتباهك ويتعين عليك فحص هاتفك.
لا يهم ما إذا كانت رسالة بريد إلكتروني من عميل أو رسالة من زميل أو إشعار من Facebook أو Twitter أو Instagram ؛ يمكن أن تستغرق مصادر التشتيت جزءًا كبيرًا من ساعات عملك.
كيف تتجنبها؟
كل ذلك يعود إلى التخطيط الفعال. جدولة أوقات العمل ، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، وأوقات الفراغ ، وما إلى ذلك. عندما يحين وقت العمل ، ضع هاتفك بعيدًا (في وضع الطائرة) ، ويفضل أن يكون في غرفة أخرى ، وابدأ العمل.
نظرًا لأن أكبر مصدر للإلهاء بعيد الآن ، يصبح التركيز على عملك أسهل كثيرًا. أيضًا ، عندما تركز كل انتباهك على مهمة ما ، فمن غير المرجح أن ترتكب أخطاء ويمكنك القيام بعملك بشكل أفضل.
ماذا لو لم يكن وضع الهاتف في وضع الطائرة مناسبًا لك؟ ماذا لو تجول عقلك في وسائل التواصل الاجتماعي وكان عليك التقاط هاتفك للتحقق من البريد الإلكتروني أو التمرير مباشرة عبر موجز Facebook على الكمبيوتر المحمول الخاص بك؟ إذا كنت كذلك ، فحاول استخدام تطبيق مثل Freedom للتخلص من المشتتات ، والتغلب على التسويف ، وإنجاز المزيد.
أطلق العنان لإمكانياتك
بينما تركز على كيفية إدارة وقتك ، يمكنك بسهولة معرفة السبب ، وهو إنجاز المزيد.
لا جدوى من استخدام العديد من برامج الإنتاجية دون بذل المزيد من الجهد. لذلك عليك أن تعرف ما يناسبك وتلتزم به. ولكن لمعرفة ما يناسبك حقًا ، من المهم أن تتعلم كيفية إدارة وقتك جيدًا.
