قد يجد أي شخص في أي وظيفة نفسه في موقف يتعين عليه فيه الاستقالة. في مثل هذه الحالة، بالإضافة إلى الترتيبات الشفهية، من الضروري تقديم خطاب الاستقالة إلى مديرنا ومنظمتنا. كتابة هذه الرسالة لها مبادئ وقواعد من الأفضل تعلمها. في هذه المقالة، قمنا بكتابة هذه المبادئ والقواعد ونموذج خطاب الاستقالة. لذا ابقوا معنا حتى نهاية المقال.
{getToc} $title={جدول المحتويات} $count={Boolean}
لماذا يجب أن نكتب خطاب الاستقالة؟
خطاب الاستقالة هو وثيقة رسمية تثبت أنك تركت وظيفتك. ستقوم وحدة الموارد البشرية بتسوية حسابك بناءً على تاريخ ترك الوظيفة والمذكور أيضًا في الخطاب. بمجرد استلام الرسالة، عادةً ما يقومون بحفظها في ملفك. لذلك، اعتمادًا على نوع العمل، يتعين عليك أحيانًا كتابة خطاب استقالة. وأيضًا، إذا لزم الأمر، في نص خطاب الاستقالة، يجب أن تذكر نقاطًا مهمة لإدارة شؤون غيابك حتى استبدال الشخص الجديد.
نص خطاب الاستقالة
تتكون رسالة الاستقالة من الأجزاء الخمسة التالية:
- إعلان الاستقالة؛
- آخر يوم عمل؛
- الشكر؛
- الإشارة إلى المستقبل أو ذكر معلومات مهمة؛
- إمضاء.
كيف تكتب خطاب الاستقالة؟
قبل كتابة خطاب الإنهاء، تأكد من الإعلان شفهيًا عن استقالتك للمدير وقسم الموارد البشرية. تحتاج العديد من الشركات إلى شهر على الأقل لاستبدالك. كما قد يكون من الضروري إرسال رسالتك إلى شخص أو أكثر وفقًا للعادات والقواعد الداخلية للمنظمة. بعد الانتهاء من الترتيبات، يمكنك كتابة خطاب الاستقالة الخاص بك باتباع الخطوات التالية.
1. أدخل تاريخ ووقت كتابة الرسالة
إذا قمت بإرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني فلا داعي لإتباع هذه النقطة لأن كل بريد إلكتروني يحتوي على تاريخ ووقت الإرسال. ولكن إذا قمت بتسليم الرسالة مطبوعة أو مكتوبة بخط اليد، فتأكد من كتابة تاريخ ووقت الكتابة في الجانب العلوي الأيسر من الصفحة.
2. تعيين عنوان الرسالة
بعد كتابة خطاب الاستقالة في وسط الصفحة، على الجانب الأيمن من الخطاب، اكتب اسم الشخص أو الأشخاص الموجه إليهم الخطاب.
3. أعلن استقالتك والسبب
أعلن بشكل واضح عن استقالتك والسبب ليكون نص الاستقالة نافذاً. على سبيل المثال، لنفترض أنك تنوي ترك وظيفتك الحالية لأسباب عائلية وشخصية أو التعليم أو الهجرة أو وظيفة جديدة.
4. حدد أسبوع العمل أو اليوم الأخير
في نص الرسالة، أذكر آخر يوم أو أسبوع كنت فيه في العمل. وهذا يمنح المنظمة الوقت للتكيف مع التغييرات. قد تطلب منك المنظمة البقاء لفترة أطول. قبل كتابة هذا القسم، من الأفضل التشاور شفهيًا مع مديرك والاتفاق على تاريخ محدد.
5. أشكر زملائك ومديرك
على الرغم من أنك ستغادر المنظمة، إلا أنه من المفيد والضروري دائمًا الحفاظ على العلاقات السابقة. لذلك، أشكر زملائك ومديريك واذكر في سطر أو سطرين التجارب الجيدة التي مررت بها في العمل معهم.
6. اذكر الأهداف المستقبلية أو المعلومات المهمة
إذا كانت وظيفتك تتطلب من الزملاء أو البديل أن يكونوا على دراية بالنقاط، فاذكرها في هذا القسم. ناقش هذه الأمور شفهيًا مع مديرك. إذا لم تكن هناك حاجة لمثل هذا العمل، يمكنك أن تذكر في سطر أو سطرين رغبتك في التعاون من أجل نقل أسرع وأهدافك العامة في المستقبل.
7. اذكر طريقة الاتصال الخاصة بك
هذا القسم اختياري ويعتمد على سبب ترك وظيفتك. إذا كنت تريد البقاء على اتصال مع زملائك في العمل ومديرك، أضف هذا القسم إلى رسالتك.
8. قم بالتوقيع على الرسالة
في النهاية، اكتب اسمك ولقبك في الزاوية اليسرى وتأكد من التوقيع عليه.
نصائح لكتابة خطاب الاستقالة
عند كتابة خطاب الاستقالة وتسليمه، انتبه إلى النقاط التالية لجعل خطابك أفضل وأكثر فعالية.
1. اجعل رسالتك إيجابية
وبغض النظر عن سبب الاستقالة، استخدم الجمل حتى يكون نص الاستقالة فعالا ولا يحرمك من فرصة مواصلة التواصل في المستقبل. التأكيد على الأمور البناءة والإيجابية بدلاً من انتقاد أو مراجعة الأحداث المزعجة.
2. قم بتسليم خطاب الاستقالة شخصيًا
إذا أمكن، قم بتسليم رسالتك إلى المستلم (المستلمين) شخصيًا.
3. اكتب بإيجاز ومفيد
في كتابة الرسائل، من الضروري اتباع مبدأ الكتابة الموجزة. لذلك، تجنب الحديث الطويل قدر الإمكان.
4. انتبه لعملية استقالة الآخرين
إذا استقال شخص ما في الماضي، انتبه إلى عملية الخروج والتحويل. ضع في اعتبارك تجارب الآخرين وعمليات خروج الموظفين عند كتابة الرسالة وتحديد تاريخ الخروج.
5. تلبية رغبات مديرك
بعد تسليم خطاب الاستقالة، قد يطلب منك مديرك إكمال المهام المتبقية أو مساعدة الشخص الجديد على التأقلم. إذا كان ذلك ممكنا، افعل ما يريد.
نموذج خطاب الاستقالة
عزيزي السيد / السيدة …………………
(المسمى الوظيفي أو المنصب)
سأستقيل من وظيفتي بسبب (...). آخر يوم/أسبوع لي في العمل سيكون (...). لقد كان شرفًا لي العمل معك ومع الفريق (...) خلال هذه الفترة. أشكركم وأعضاء المجموعة (…..) على هذه التجربة وأتمنى لكم التوفيق والتقدم.
أنا على استعداد للتعاون لتسهيل عملية مغادرتي واستبدالي (أو إذا كان تعاوني ضروريًا لاستبدالي، فأنا مستعد عن طيب خاطر). (اعتمادًا على نوع الوظيفة، إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح حول متطلبات عملية الخروج، قم بوصف هذا القسم بمزيد من التفاصيل).
(اختياري) شكرًا مرة أخرى، تفاصيل الاتصال الخاصة بي هي كما يلي. سأكون سعيدًا
بالبقاء على اتصال في المستقبل.
(عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف المحمول)
مع الاحترام
(الاسم الأول واسم العائلة)
إمضاء
تجربتك في كتابة خطاب الاستقالة
هل سبق لك أن كتبت خطاب الاستقالة؟ شاركونا بآرائكم وتجاربكم حول كتابة خطاب إنهاء التعاون.